Uživatel je identifikován přiděleným heslem. Každému heslu lze samostatně nastavit práva přístupovat a měnit informací uložené v DMD. Od přihlášení je každá činnost uživatele v DMD monitorována a uložena formou logu.

Dispečerské řízení se zabývá prací s požadavky na dopravu a mechanizaci, jejich třídění a přiřazování k jednotlivým prostředkům. Příjem požadavku představuje zápis do databáze. Příjem může probíhat manuálně, nebo využitím dat z jiného systému - importem. Dispečer má okamžitý přehled vytíženosti vozidel, řidičů a stavu požadavků. Může jednoduchým způsobem tyto požadavky opravovat a doplňovat (včetně přiřazených vozidel a řidičů). Základem dispečinku je zobrazení dat na časové ose.Dispečink má množství dalších funkcí, jako je tisk stazek, evidence vydaných a vrácených stazek v dokladové formě, jak předepisuje silniční zákon

Po ukončení výkonu osádky vrátí vyplněné stazky (evidence vrácených stazek), údaje se pořídí do systému (což je zároveň vyhodnocením). Pořízené údaje jsou pak následně jedním z podkladů pro další výpočty.Stazka obsahuje údaje o jízdě, nákladu, podmínkách jízdy, činnosti nástavby či mechanizmu, druhy a množství přepravovaných substrátů a ostatní údaje potřebné k dalšímu zpracování stazky. Způsob a množství zadávaných údajů závisí na předem definovaném výčtu výkonů, u nichž lze zpřístupnit jen potřebné údaje (snaha o maximální uživatelské pohodlí pokud možno bez zbytečných úderů do klávesnice). Pokud jsou na vozidlech instalována vhodná záznamová zařízení, je možno ruční typování stazek nahradit importem dat.

Úkolem fakturace je :

• Vyčíslit výkony pro externí objednatele / přepravce / a vyfakturovat nebo formou dodacího listu předat k vyfakturování
• Vyúčtovat vnitropodnikové výkony vozidel a předat k zaúčtování do IS.

Mzdami se rozumí podklady pro výpočet mezd předávané útvarem dopravy mzdové účtárně, tj. údaje na úrovni vypočtené hrubé mzdy (mzdové výčetky, směnovnice, …).Mzdy je možno odvodit jak z délky pracovního výkonu (časová mzda), z množství odvedené práce (sazby za km, tuny, ... - úkolová mzda) tak podílem z fakturace, prodeje apod. (podílová mzda). Tyto složky lze mezi sebou vzájemně kombinovat.Součástí mezd jsou také výpočty cestovních náhrad.Formáty výstupů z mezd jsou definovatelné podle požadavků a potřeb uživatele : podklady / elektronické nebo tiskové / pro výpočet mezd v účetním nebo mzdovém SW - mzdové výčetky, směnovnice,....

Další „ostře sledovaná oblast“ při provozu dopravních prostředků je způsob a množství natankovaných a spotřebovaných PHM (resp.nákupu PHM či dalšího zboží a služeb).V DMD se udržuje seznam veškerých tankovacích karet (možno i od více dodavatelů). Údaje o nákupech na tankovací karty je možno importovat přímo z elektronické verze dat od jednotlivých dodavatelů.V případě tankování z vlastní čerpací stanice je možno ocenit PHM dle skladové ceny v účetnictví a to i zpětně.

Ekonomika je shrnutím dílčích údajů o finančních tocích kolem vozidel - srovnáním celkových nákladů a výnosů jednotlivých vozidel i sumární přehledy, rozbory apod. Struktura nákladů vychází z potřeb uživatele a jednotlivé položky jsou volně definovatelné. Jejich zobrazování je v kompetenci jednotlivých uživatelů pomocí nastavitelných filtrů.

Samozřejmou součástí DMD je výpočet silniční daně. K této evidenci doporučujeme zvlášť vyškolenou obsluhu, která má znalosti souvisejících legislativních norem i jejich lokálních výkladů. Funkce vyplývající z paragrafů zákona jsou k dispozici obsluze, jejich využití závisí na rozhodnutí obsluhy. Výstupem může být tisková „Příloha k silniční dani“ nebo rovnou elektronická podoba pro export do elektronického přiznání na portál ministerstva financí a podepsaná pomocí elektronického podpisu.

Prezentace dat, a to jak v souhrnné podobě, tak v detailu. Strukturu i obsah může opět uživatel ovlivňovat. Statistika zajišťuje agregaci pořízených dat, provádí výpočty a data poskytuje v požadovaném tvaru k dalšímu využití, a to dokonce mimo prostředí DMD ! Díky technologii XML, pokud k datům má uživatel přístup, je prezentační vrstva přístupná pomocí web prohlížeče (Internet Explorer či jiné). Uživatelé díky tomu nejsou při prohlížení omezováni a mohou data prohlížet odkudkoliv v intranetové síti, což lze výhodně použít například při konferencích či poradách.Neméně významnou funkcí programu je zakomponovaná konzole na tvorbu vlastních sestav – pohledů na data : „Generátor sestav“. Výhodou DMD je okamžitá možnost zobrazené údaje exportovat do souborů CSV, Excelu nebo již zmíněného xml souboru a následovně s těmito daty pracovat nezávisle na DMD.

Funkcí zefektivňující řízení údržby je vozový sešit – evidence oprav, pravidelných kontrol vozidel, sledování montáže a proběhu pneumatik. Opravy je možné zapisovat a pak následně třídit a zobrazovat dle různých kritérií: proběhu km, času , opravovaných celků.Náklady na tyto opravy se mohou automaticky zobrazit v ekonomice. Termíny pravidelných oprav nebo výměn – oleje, filtry, STK,……. – jsou hlídány jak časově, tak proběhem nastaveného počítadla měrných jednotek – km, motohodiny.Stavy proběhů jsou zobrazovány i s vizuální kontrolou, zdrojem jsou data ze stazek.„Gumárna“ umožňuje sledování umístění pneumatik nejen na jednotlivých vozidlech , ale také jejich umístění na osách. Zároveň monitoruje provozní cyklus v průběhu životnosti /protektorování, umístění na skladě /.Stav proběhu je zobrazován v závislosti na pohybu v ozidel zaznamenaný ve stazkách.O jednotlivých pneumatikách je vedena kompletní historie během celé životnosti.

Protože DMD je v rámci podnikového informačního systému možno začlenit do jednoho integrovaného funkčního celku, je zabezpečena komunikace s ostatními celky (například účetnictví, mzdy, GPS). Díky maximálnímu využití nejnovějších přístupů ke komunikaci (využití XML technologie) lze velice snadno DMD integrovat do prostředí prakticky jakéhokoliv systému.

Pro evidenci prostředků, osádek, odběratelů a jiného slouží tzv. katalogy.V nich jsou evidována vozidla, řidiči, subjekty přepravců a dodavatelů, i nastavení přístupových skupin, definice struktur zápisů přepravců a činností, uživatelů a jejich přístupových práv.

Řídící tabulky určují celkové chování systému, jeho vzhled, reakci na chyby, směr datových toků, … Kompletní nastavení je předmětem implementačních služeb, a je popsáno v implementačním projektu. Výhodou je, že vyškolený administrátor je schopen zajistit přizpůsobení DMD většině následných požadavků uživatele